Návod na použití výpůjčního systému
studenti | zaměstnanci | tisk protokolu | další vlastnosti
Na http://pujcovna.fa.vutbr.cz je k dispozici webové rozhraní k výpůjčnímu systému určenému pro evidenci a tisk dokumentů zápůjček zejména drobného movitého majetku vedeného ve fakultní databázi, kam je importován z centrální databáze VUT, případně ve vyjíměčných případech vkládán uživatelsky.
K systému se studenti i zaměstnanci přihlašují VUTloginem a VUTheslem.
- rezervace nabízené položky na libovolný volný termín
- možnost prohlédnout si rezervace ostatních studentů u položky, o kterou má zájem – včetně toho, že vidí, kdo má rezervováno pro případnou domluvu
- seznam vlastních výpůjček, jejich stav, možnost přidávat vzkaz odpovědnému pracovníkovi pro konkrétní výpůjčku (např. požadavek na prodloužení atd.)
Aby byla výpůjčka rezervována, je třeba, aby student po přihlášení zvolil kategorii majetku, z kterého si chce vypůjčit a následně v detailu kategorie zvolil konkrétní kus majetku, dále provede výběr data, na které si chce půjčit. Standardní délka výpůjčky je 1 týden. Student nemůže sám nastavit delší výpůjční období, pokud ho vyžaduje, požádá o to v poznámce správce věci.
- importovat do fakultní databáze majetku položky inventury z centrální databáze (včetně potřebných metadat: inventárního čísla SAP, pořizovací a zůstatkové ceny, názvu, areálu atd.), každému zaměstnanci ty, které mu byly svěřeny
- přidávat vlastní položky i ty, které v SAPu nejsou.
U všech položek lze s výjimkou inventárního čísla SAP a pořizovací ceny měnit všechny popisné infromace včetně přidávání obrázků.
Každá položka je zařazena do kategorií, které jsou nyní předdefinované (dataprojektory, počítače, televizory atd.) a dále uživatelsky měnitelné
- u jednotlivých položek lze nastavit možnost výpůjček: položka nabízena k půjčení, případné dočasné deaktivování položky včetně popisu, zda je věc servisovaná nebo jinak nedostupná
- pracovník odpovědný za položku inventáře je mailem informován, pokud jiný uživatel systému provede rezervaci věci na termín, který je stanoven minimálně na jeden a maximálně na 7 dnů (výchozí maximum, které lze dodatečně měnit)
- výpůjčka prochází životním cyklem definovaným takto:
- rezervováno
- schváleno (příp. neschválení a archivace)
- výpůjčeno
- vráceno (příp. nevráceno)
- smazáno (resp. archivováno)
- v okamžiku, kdy odpovědný pracovník převede výpůjčku do stavu „schváleno“ je vypůjčitel (student) informován mailem, že si může věc vyzvednout
- možnost přiřazení čísla mobilního telefonu libovolnému uživateli (viditelné pouze zaměstnancům, od nichž si daný uživatel něco půjčil)
- tisk protokolu výpůjčky dle přílohy č. 4 směrnice č. 3/2009 kvestora VUT
- možnost volby hromadného tisku všech (i proběhlých) výpůjček daného studenta
- přidávání prázdných řádků pro potřebu odpovědného pracovníka
- výstup v PDF
- automatická předvolba tisku pouze aktuálně běžících nebo budoucích výpůjček
Další vlastnosti
- E-mailová upozornění se generují při těchto událostech (+adresát):
- rezervace položky → odpovědný pracovník
- schválení položky → vypůjčitel
- expirace výpůjčky za současného nevrácení → odpovědný pracovník + vypůjčitel
Vlastnosti importu položek z centrální databáze
- nabízeny jsou pouze položky za které je aktuálně přihlášená zodpovědná osoba
- inventární číslo SAP nelze měnit, ale položku lze z fakultní databáze uživatelsky odstranit
- přidávání položek mimo SAP je možné i ručně
- kontrola duplikátů